Pirkaanman Helmet - Hyvät käytannöt

Muutokset ovat usein nopeita ja jokseenkin yllätyksellisiä. Menestykseen ei enää riitä, että sopeudutaan jo tapahtuviin muutoksiin. Todelliset menestyjät osallistuvat aktiivisesti tulevaisuustyöhön ja ovat itse osallisena tulevaisuuden "tekemisessä"”.

Erilaiset ennakoinnin menetelmät ovat varsin vieraita yritysmaailmassa. Syitä siihen on monia, muun muassa se, että tulevaisuuden suunnittelu on usein vähäistä niukkojen resurssien vuoksi ja näin ollen ennakoinnin menetelmiin ei ole ollut mahdollisuutta ja aikaa perehtyä.

Ennakoi ja toimi! ­hankkeessa mukana olleille yrityksille esiteltiin erilaisia vakiintuneita ja uusia ennakointimenetelmiä. Saatujen kokemusten pohjalta laadittiin pelkistetty ennakointimalli, jonka tavoitteena on systematisoida pk-yrityksen tulevaisuuden suunnittelua.

Yrityksiltä hyvää palautetta ennakointiprosessista

Ennakointimallin prosessi käytiin läpi kaikkien projektiin osallistuneiden seitsemän yrityksen kanssa. Alkuvaiheessa yritysten kanssa tehtiin alkuselvitys, määriteltiin vahvuudet ja kehittämisen kohteet. Lähtötilannetta selvitettiin myös WebTool -testin avulla www.uta.fi/tyt/4t.

Kaikille yhteisissä koulutuspäivissä käsiteltiin ennakointia ja sen hyötyjä yritykselle sekä trendejä ja megatrendejä, käytiin läpi klusterianalyysi ja tulevaisuusverstas työskentelytapana, vainukoirakoulutus heikkojen signaalien etsintään sekä tulevaisuusajattelu (visiot) ja ennakointimenetelmät pk-yrityksissä.

Yrityskohtaisissa konsultointipäivissä syvennettiin koulutuspäivien aiheita ja toteutettiin tulevaisuusverstaita. Toteutustavoissa ja sisällöissä oli eroavaisuuksia kunkin yrityksen tilanteen ja tarpeiden mukaan.

Yrityksiltä saadun palautteen keskiarvo oli 4,1 (asteikko 1-5). Tulevaisuusverstas työskentelytapana koettiin erittäin onnistuneeksi.

Varautuminen muutoksiin vahvistaa kilpailukykyä

Ennakointimalli kuvaa prosesseja, joiden avulla pyritään selvittämään ja ymmärtämään tulevaisuuden mahdollisuuksia. Ennakointimallissa mennään kohti tavoiteltua tulevaisuutta askel askeleelta. Mallin tavoitteena on saada ennakointimenetelmät vakituiseksi osaksi yritysten suunnitteluprosessia ja samalla kannustaa osallistumaan yrityksiä oman tulevaisuutensa tekemiseen. Sen sijaan että yritykset reagoivat jo tapahtuneisiin asioihin jälkeenpäin, hyödyllisempää on varautua mahdollisiin muutoksiin ennalta. Varautuminen muutoksiin on yksi tapa vahvistaa kilpailukykyä yhä kiristyvässä markkinataloudessa.

Eteenpäin askel askeleelta

Askel 1: Lähtötilanne

Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään yrityksen lähtötilanne. Yrityksen lähtötilannetta voidaan arvioida usealla menetelmällä. SWOT -analyysi on käytännöllinen tutkimusmenetelmä, joka tarkastelee ilmiöitä neljästä näkökulmasta. Analyysilla kootaan paperille organisaation nykyisiä vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia, uhkia ja lopputulokset esitetään nelikenttänä. Tämän nelikentän pohjalta voidaan osoittaa konkreettisia toimenpiteitä: vahvuudet, joiden varaan voidaan välittömästi alkaa rakentaa; heikkoudet, jotka täytyy välittömästi korjata; mahdollisuudet, jotka voidaan tulevaisuudessa hyödyntää; uhat, jotka täytyy ottaa huomioon tulevaisuutta suunniteltaessa.

Jos kysymyksessä on toistuvaluontoinen suunnittelutehtävä, esimerkiksi yrityksen toimintasuunnitelman päivittäminen, analyysi on hyvä toistaa säännöllisin väliajoin. Näin saadaan tietoa muuttuneista olosuhteista halutulla aikavälillä.

Vähemmän tieteellinen, mutta varteenotettava menetelmä lähtötilanteen selvittämiseen pk-yrityksissä on WebTool -itsearviointitesti, jonka voi täyttää verkossa osoitteessa www.uta.fi/tyt/4t. Testin avulla saadaan herättelevää tietoa yrityksen vahvuuksista ja kehitysalueista neljällä eri teema-alueella, joita ovat tulevaisuus, tieto, teknologia ja terveys.

Askel 2: Ennakointimenetelmät

Ensimmäisen vaiheen jälkeen yrityksellä on jo hyvä käsitys nykytilanteesta ja seuraavaksi suunnataan katse tulevaisuuteen. Mallin toisessa vaiheessa pyritään ennakointimenetelmiä käyttämällä pohtimaan yrityksen toiminnan useita mahdollisia tulevaisuuksia joiden pohjalta rakennetaan yritykselle visio.

Toimintaympäristön mahdollisia muutoksia voidaan tarkastella muun muassa trendien ja megatrendien sekä heikkojen signaalien tunnistamisella ja huomioimisella.

Trendit ovat sellaisia nykyhetken piirteitä, joiden uskotaan voivan jatkua jollakin tunnetulla tavalla. Trendi on siis pitkän ajanjakson kuluessa tapahtuva tarkasteltavan ilmiön yleinen kehityssuunta ja siten sen vaikutukset ovat helposti ennakoitavissa. Megatrendi on kehityksen suuri aalto tai linja, nykyhetkellä tunnistettava ja historian omaava yhtenäinen ilmiöiden kokonaisuus, jolla on selkeä kehityssuunta. Sen keskeinen piirre on, että se hyvin todennäköisesti jatkuu toistaiseksi Pk-yritysten näkökulmasta megatrendit ovat lähes aina "annettuja" toimintaympäristötekijöitä, joihin ei juurikaan voida vaikuttaa. Sen sijaan yrityksen toiminta voidaan sopeuttaa sellaiseksi, että se ottaa suuret kehitysilmiöt mahdollisimman hyvin huomioon.

Heikkoa signaalia on osuvasti kutsuttu merkiksi, joka on nyt vähäinen mutta valtava lopullisten seuraustensa kannalta. Heikkoja signaaleja on vaikea hahmottaa täsmällisesti.

Heikot signaalit ovat kiehtovia, koska uskotaan, että niiden havainnoija on muita paremmassa asemassa varautumaan uusiin ilmiöihin ja toimimaan niiden mukaan. Heikot signaalit ennakoivat matkalla eteen tulevia yllätyksiä, joihin on syytä varautua ja joita niihin varautunut voi usein kääntää menestystekijöiksi.

Megatrendejä ja trendiajattelua käytetään usein pohjana ja tausta-aineistona skenaariotyössä. Skenaariotyöskentelyllä arvioidaan toimintaympäristön mahdollista kehitystä tulevaisuudessa. Skenaariotyöskentelyn ideana on rakentaa 3-5 keskenään erilaisia, mutta kuitenkin yhtä mahdollisia tulevaisuuden kuvia. Näiden avulla voidaan arvioida, miten oman organisaation tulisi toimia, jos huomisen tai ylihuomisen toimintaympäristö olisikin niiden mukainen. Skenaarioajattelu lisää joustavuutta strategioiden valinnassa ja antaa siten mahdollisuuden varautua samanaikaisesti moniin erilaisiin tulevaisuuksiin.

Skenaariotyöskentelyn ohella tulevaisuuden vaihtoehtojen selvittämisen menetelmänä voidaan käyttää tulevaisuusverstasta. Tulevaisuusverstaat ovat monipuolisia ryhmätyömenetelmiä yhdistäviä kokonaisprosesseja, jotka tuottavat järjestelmällisellä tavalla vaihtoehtoisia tulevaisuuskuvia ja niihin liittyviä skenaarioita. Tulevaisuusverstaan tuloksena syntyy asiantuntijanäkemyksiä, skenaarioita ja toimenpidesuosituksia kehittämisen kohteena olevan asian tulevaisuudesta mm. megatrendien, tuotekehityksen, osaamisen ja liiketoiminnan kehittämisen näkökulmasta. Näiden pohjalta voidaan rakentaa visio, strategia tai tuottaa esimerkiksi tuotekehitysprosesseihin ja markkinointiin niiden tarvitsemaa tulevaisuustietoa.

Askel 3: Visio

Ennakointimallin toisen vaiheen tuloksena yritykselle laaditaan (ydin)visio. Visio on oman organisaation julkisesti täsmennetty näkemys siitä, millaiseksi se haluaa tulla, yrityksen tulevaisuuteen sijoittuva oman tahtotilan kuvaus. Tehokkaan vision tarkoitus on synnyttää innostava näkemys organisaation tulevaisuudesta. Vaikka organisaatio ei tavoittelisikaan suurta muutosta, sillä voi silti olla haastava ja innostava näkemys tulevaisuudestaan. Hyvä visio on siten myös yhdistävä tekijä koko henkilökunnalle, haasteellinen tavoite, jonka eteen yhteisesti ponnistellaan. Ympäripyöreät visiot eivät innosta ihmisiä parempiin suoritusiin eivätkä sitouta ketään.

Tästä vaiheesta eteenpäin visio toimii yrityksen ns. punaisena lankana tai ankkurina, jonka varaan linjaukset voidaan kiinnittää.

Askel 4: Ennakointimenetelmät

Mallin kolmannen vaiheen jälkeen yrityksellä on hyvä käsitys  toiminnan

nykytilanteesta, yrityksellä on useita mahdollisia skenaarioita ja haasteellinen visio. Seuraavassa vaiheessa laaditaan keinot vision toteuttamiseksi. Nyt palataan taas ennakointimenetelmien pariin, tällä kertaa käytetään strategiatyöskentelyä.

Strategiatyöskentely on vision tuottamista konkreettiselle toiminnan tasolle ja siten se on toimintasuunnitelman laatimista. Strategiaprosessi koostuu joukosta pohdintoja, johtopäätöksiä, valintoja ja toimenpiteitä, joiden avulla organisaatio pyrkii saavuttamaan visiossa täsmentyneet päämäärät. Strategia on ytimeltään selkeäsanainen ja julkinen linjaus siitä, miten jokin organisaatio aikoo saavuttaa omat päämääränsä ja tavoitteensa. Strategia on omalle organisaatiolle ohje siitä, miten sen tulee toimia.

Maali: Tavoiteltu tulevaisuus

Ennakointimallin neljännen askeleen jälkeen yrityksellä on selkeä näkemys siitä, millaisilla toimenpiteillä päästään tavoiteltavaan tulevaisuuteen. Toimintastrategiaa toteuttamalla tullaan yhä lähemmäs asetettua visiota ja päästään ennakointimallin maaliin, eli tavoiteltavaan tulevaisuuteen.

Kun maali on saavutettu, yritys ei kuitenkaan voi jäädä lepäämään laakereilleen. Globalisoituvassa maailmassa toimintaympäristön muutokset ovat nopeita ja näin ollen on taas ajankohtaista siirtyä lähtötilanteen tarkistamiseen. Prosessi jatkuu vision päivittämisellä ja uuden toimintastrategian laatimisella sekä sen toteuttamisella. Ennakointimallissa esitetty prosessi pyörii katkeamatta ja sitä aktiivisesti toteuttamalla yritys on mukana oman tulevaisuutensa tekemisessä.

Lisätietoja:

www.uta.fi/tyt/4t