Pirkaanman Helmet - Hyvät käytannöt

Yrittäjät kokevat nykyisen yrityspalveluiden tarjonnan sekavana ja organisaatiolähtöisenä. Palvelutarjonnassa on sekä päällekkäisyyttä että aukkoja. Yritykset haluavat palvelut läheltä ja yhdestä paikasta, samoin halutaan henkilökohtaista neuvontaa.

Seudullisen yrityspalvelun lähtökohtana on yritysneuvonnan palvelutarjonnan selkeyttäminen. Palvelu pyrkii vastaamaan yrittäjän tarpeisiin kehittämällä palveluprosesseja ja luomalla uusia toimintamalleja. Keskeinen tavoite on, että koko maassa on saatavilla yhtä laadukkaat ja tasavertaiset yrityspalvelut. Kattava seudullinen yrityspalveluverkosto johtaa tasalaatuiseen yrityspalvelujen tarjontaan maan eri osissa ja näin asiakkaat ovat mahdollisimman tasavertaisessa asemassa.

Tavoitteena on, että vuoteen 2007 mennessä toimii vähintään 50 tuloksellista ja jatkuvan toiminnan edellytykset omaavaa seudullista yrityspalvelupistettä. Palvelupisteissä tarjotaan aktiivisesti ja hyvässä yhteistyössä tuotettuja, asiakaslähtöisiä,  laadukkaita ja monipuolisia kehittämispalveluita.

Seudulliset yrityspalvelut on verkostona oleellinen parannus yritysten palvelutarjonnan selkeyttämiseen. Lisäksi hankkeessa on kehitetty kaksi työkalua tukemaan tuloksellista palveluprosessia,  palvelutyötä edistävä seudullinen arviointikeskustelu sekä seudullisten asiakaspalveluprosessien kuvaus.

Yhteistyöverkoston toimijoiden roolien määrittely ja erikoistuminen tehostavat työtä

Tärkein tehtävä on diagnosoida asiakkaan palvelutarve ja yhdessä asiakkaan kanssa määrittää tarvitaanko sen tyydyttämiseen innovaatio- tai kasvuyrityspalvelua, ulkopuolisen konsultin apua, vai löytyykö tarvittava osaaminen seudullisesta yrityspalvelusta.

Eri tahojen yhteistyömuotona Seudullisissa yrityspalveluissa on riittävästi eri toimialojen tuntemusta, jotta yrittäjien ongelmat ymmärretään oikein. Samalla siellä on myös kattava tieto eri organisaatioiden palveluista ja asiantuntemuksesta, jotta asiakas voidaan ohjata kulloisessakin tapauksessa parhaan asiantuntijan luo.

Seudulliset yrityspalvelut -verkosto rakentuu kuntien omistamien seudullisten kehittämisorganisaatioiden, TE-keskusten, työvoimatoimistojen, uusyrityskeskusten, ProAgria maaseutukeskusten, (Finnveran) sekä seudusta riippuen joidenkin muiden yritysneuvontaa tekevien tahojen (yrityspalveluja tarjoavat organisaatiot, oppilaitokset, yrittäjäjärjestöt jne.) yhteistyön pohjalle. Osapuolet sopivat keskenään yritysneuvojien erikoistumisesta ja osaamisesta sekä yrityspalveluiden kehittämisestä, yhteisestä tiedottamisesta ja koko toiminnan rahoittamisesta. Toimijat tekevät keskenään yhteistyösopimuksen, jossa määritellään Seudullisen yrityspalvelun toteutuminen.

Seudulliset arviointikeskustelut - valmiista mallista vertailuapua

Seuduilla toteutettua yrityspalvelutoimintaa on selvitetty aiemmin muun muassa kyselyin ja joissakin tapauksissa käynnein. Nyt todettiin kuitenkin, että projektin ja seutujenkin tasapuolisen kohtelun kannalta on tärkeää käydä kullakin seudulla mukana olevien organisaatioiden ja projektin yhteinen keskustelu ja tilannearviointi. Näin aloitettiin seudulliset arviointikeskustelut ja luotiin toimintamalli, jossa käydään seudun toimintaa ja toimijoiden rooleja läpi valmiin keskustelurungon avulla. Nykymuoto keskustelurungosta tehtiin pilotoinnin perusteella.

Mukana olevien seutujen palvelukokonaisuuksien vertailu ja seututuntemus on kokonaisuuden hallinnan kannalta välttämätöntä sekä projektin näkökulmasta että mukana olevien seutujen samansuuntaisen kehittämisen ja yhteistyön syventämisen kannalta. Keskusteluissa ovat mukana kaikki seudulla toimivat tahot: valmis keskustelurunko takaa samanlaisen asian käsittelyn eri seuduilla.

Kokemukset ja hyvät toimintamallit jakoon ohjatun keskustelun avulla

Ohjatun arviointikeskustelun vetäjänä toimii projektijohtaja tai -päällikkö. Keskustelu on sisäisen (seudun) ja ulkoisen (hanke) arvioinnin yhdistelmä. Onnistumisen kannalta tärkeää on laaja osanotto sekä avoin ja aktiivinen osallistuminen. Keskustelussa seudun toimijat saavat tietoa muualla käytössä olevista hyvistä käytännöistä, joita voi kopioida ja ottaa omaan käyttöön. Hankkeen edustajat puolestaan saavat vertailutietoa ja -pohjaa asetetut minimikriteerit täyttävien seutujen listalle hyväksymisestä.

Osallistujat ovat kokeneet keskustelun hyödylliseksi. Määrämuotoinen asiarunko ohjaa keskustelua oleellisiin asioihin. Asioita käsitellään eri näkökulmista ja keskustellaan yhdessä myös asioista, joista ei välttämättä tule muuten keskustelluksi ja jotka eivät välttämättä ole parhaassa mahdollisessa kunnossa. Määrämuotoinen asiarunko ei ole kuitenkaan estänyt vapaata ja useimmiten hyvin avointa keskustelua seudullisen yrityspalvelun toteutumisesta. Aikaa arviointikeskusteluihin on yleensä kulunut vähintään 4 tuntia.

Muuttuneet tilanteet arvioidaan uudestaan

Arviointikeskustelussa kuvataan kunkin ajankohdan tilanne. Jos tilanne muuttuu, järjestetään uusi keskustelu ja todetaan muutokset ja uudet kehittämistarpeet. Uudet arviointikierrokset tehdään tarpeen mukaan. Raportit tulevat pääasiassa omaan käyttöön. Seudullisesti niitä käytetään kehittämisen apuvälineenä,  hankkeen työntekijät puolestaan saavat niistä vertailutietoja sekä tietoja uusista hyvistä käytännöstä levitettäväksi muille seuduille.

Arviointikeskustelumuistiot dokumentoidaan ja jokainen seutu saa muistion omasta arviointikeskustelustaan, se jaetaan kaikille seudun toimijoille. Muistiot ovat kehitystyön onnistumisen kannalta erittäin tärkeitä seutujen vertailussa ja tulevan työn suunnittelussa. 

Prosessikuvaus on erinomainen työkalu perehdyttämiseen ja kokonaisuuden hahmottamiseen

Seudulliset yrityspalvelut -hankkeen keskeinen tavoite on, että koko maassa on saatavilla yhtä laadukkaat ja tasavertaiset yrityspalvelut. Yhdenmukaiset asiakaspalveluprosessit tukevat tätä tavoitetta.

Kauppa- ja teollisuusministeriö ja TietoEnator solmivat sopimuksen Sähköisen palvelustrategian laatimisesta TE-keskuksille ja TE-keskusten verkostokumppaneille. Tähän sopimukseen liittyen seudullisille yrityspalveluille laadittiin malliprosessikuvaus.

Yrityspalveluprosessien kehittämis- ja kuvaustyö käynnistettiin keväällä 2005 asiakkaille tehdyllä kyselyllä. Sen perusteella valikoituivat keskeiset kuvattavat prosessit, eli alkavan yrityksen neuvonta, toimivan yrityksen neuvonta, sukupolven-/omistajanvaihdosneuvonta sekä maatilasidonnaisten yrityshankkeiden neuvonta.

Prosessin kehittämisen tavoitteena on asiakaslähtöisen prosessityökalun kehittäminen seudullisessa verkostossa toimiville yritysneuvojille ja muille toimijoille. Tuloksena on helppokäyttöinen ja helposti muokattava prosessikuvaus, jossa on lomakkeet, työkalut, ohjeet sekä valmiit linkit keskeisiin palveluihin valtakunnallisesti että alueellisesti.

Kuvauksesta saa käsityksen seudullisesta kokonaisuudesta ja se on erinomainen työkalu varsinkin perehdytyksessä ja palvelun havainnollistamisessa ulkopuolisille. Jatkossa kuvaukset tulevat mahdollisesti myös asiakkaiden käyttöön. Tämä tukee seudullista ja seutujen välistä prosessien kehittämistyötä ja luo tulevaisuudessa (2008-2013) asiakkaalle prosessikuvauksen, joka ohjaa häntä käyttämään sähköisiä palveluita ja etenemään prosessissa.

Valtakunnallisesti yhteinen kuvauspohja helpottaa ja nopeuttaa seudullista kehittämistä

Toimintamallin seudullinen levittäminen on alkuvaiheessa. Tavoitteena on prosessikuvauksen laaja valtakunnallinen alue- ja seutukohtainen käyttöönotto, joten kuvaukset tehdään levitettäviksi.

Kuvaukset helpottavat, nopeuttavat ja yhtenäistävät seudullista prosessien kehittämistä yhteisen valtakunnallisen kuvauspohjan ja sen valmiiden linkkien avulla. Käytettävyyttä on pyritty parantamaan valmisteluvaiheessa laajalla valmistelulla ja kommenttikierroksilla. Pohjakuvaukset ovat projektin työtilassa/ekstranetissä kaikkien käytössä. Seudulliset kuvaukset ovat neuvojien ja seudun omassa käytössä.

Onnistumiseen vaikuttaa muun muassa viestintä. Viestintä TE-keskuksiin ja hankkeen yhteyshenkilöille sekä seuduille on avainasemassa. Markkinointiviestinnässä hyötyjen korostaminen on tärkeää. Vuoden 2006 aikana toteutetaan useilla TE-keskusalueilla prosessien kehittämisen käynnistyspäivä. Työ jatkuu tulevaisuudessa TE-keskusalueilla ja seuduilla.

Toimintaympäristön muutokset vaativat kuvauksen päivitystä

Prosessikuvaus on aikaan ja tilanteeseen sidottu: kun toimintaympäristössä tapahtuu muutoksia, muuttuu kuvauskin. Kuvaukset vaativat jatkuvaa päivittämistä ja seuraamista. Kehittämis- ja päivittämisvastuu on sovittava TE-keskusalueittain tai seuduittain. Hankkeen toimijat toimittavat tiedot valtakunnallisista muutoksista seuduille.

Hankkeessa on mukana 65 seutua. Asetetut minimikriteerit täyttäviä seutuja on Suomessa tällä hetkellä 47, asetetut minimikriteerit täyttäviä seudullisia yrityspalveluita on 44. Kaikkiaan palvelupisteitä on runsaat 50. Hanke aloitti toimintansa vuoden 2002 alussa.

Lisätietoja:

www.yrityssuomi.fi

www.te-keskus.fi/pirkanmaa